martes, 16 de mayo de 2017

Curso Excel Madrid para Universitarios: compartir en OneDrive

Actualmente es muy importante el uso de servicios de internet para trabajar en equipo y compartir documentos. Es por esto que ha aumentado la aparición de muchas aplicaciones entorno a los servicios de almacenamiento en la nube. Entre todos estos servicios destacan OneDrive y Google Drive, con los que trabajamos en el Curso Excel Madrid para Universitarios.

De entre los cursos presenciales de Excel que SDS training ofrece cabe destacar el especialmente diseñado para aprender cómo usar Excel con máximo aprovechamiento para realizar diferentes trabajos universitarios, así como el Trabajo Fin de Grado y Trabajo Fin de Máster.

En nuestro curso de Excel podrás aprender el uso de OneDrive para sincronización de archivos en el ordenador y cómo compartir libros de Excel, a trabajar en Excel 2016 con hojas de cálculo compartidas en OneDrive y a usar las aplicaciones web de la suite Office 365.

Curso Excel Madrid para universitarios, compartir en OneDrive - SDS training
Curso Excel Madrid para Universitarios: compartir en OneDrive. Imagen de +Fernando Camacho (ifcamacho)

Curso Excel Madrid para Universitarios: compartir en OneDrive


Una​ de las novedades del Curso Excel Madrid para Universitarios es aprender a compartir libros de Excel en OneDrive. OneDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en la nube de Microsoft que te permite subir archivos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil (smartphones y tablets).

La principal ventaja de los sistemas de almacenamiento en la nube es la disponibilidad en cualquier dispositivo de los archivos para trabajar en equipo de forma colaborativa, la posibilidad de compartir los archivos, la edición de los mismos online y, por supuesto, bajarlos en cualquier momento y lugar.

Existen dos formas de usar OneDrive: como aplicación de escritorio, que hay que instalar en el ordenador, y como servicio, que no necesita instalación. En ambos casos hay que tener una cuenta de Microsoft, que te la puedes hacer de forma gratuita.

Aplicación de escritorio de OneDrive


OneDrive está integrado en Windows 10 y Windows 8.1, por lo que lo puedes usar directamente con la cuenta de Microsoft que tengas configurada en tu ordenador. Para guardar un documento en el que estás trabajando en OneDrive selecciona una carpeta de OneDrive en la lista de ubicaciones de almacenamiento. Para mover archivos a OneDrive, abre el Explorador de archivos y luego arrástralos a una carpeta de OneDrive.

Arrastrar un archivo a una carpeta de OneDrive
Imagen de Microsoft

Los iconos del Explorador de archivos muestran el estado de sincronización de los archivos y las carpetas sin conexión.
  • Imagen del icono Sincronizar Está sincronizado con la versión en línea.
  • Imagen del icono Sincronizar Se está sincronizando.
  • Imagen del icono Sin sincronización La versión del equipo no está sincronizada. Para saber por qué, ve a la derecha de la barra de tareas, selecciona la flecha Mostrar iconos ocultos, mantén presionado (o haz clic con el botón derecho) en el icono OneDrive OneDrive, y entonces selecciona Ver problemas de sincronización.

Si tienes Windows 8, Windows 7 o Vista, tienes que instalar la aplicación de escritorio OneDrive para Windows. O bien si tienes un Mac entonces tienes que instalar OneDrive para Mac. En cualquier caso debes crear una carpeta OneDrive en tu PC que se mantiene sincronizada con OneDrive y sincroniza automáticamente los archivos de esta carpeta en todos tus dispositivos. Para descargar la aplicación para cualquier dispositivo, visita la tienda de aplicaciones o la página de descarga de OneDrive.

Esta aplicación es fácil de instalar, ya que solo hay que seguir el asistente, y al final se configura con la cuenta de Microsoft. Una vez instalada la aplicación, los archivos guardados en la carpeta OneDrive estarán disponibles en línea en OneDrive.com y sin conexión en tu equipo. Esto quiere decir que puedes usar tus archivos en cualquier momento, incluso sin conexión a Internet. Una vez restablezcas tu conexión, OneDrive actualizará automáticamente las versiones en línea con los cambios que hayas realizado sin conexión.

Veamos cómo compartir un libro de Excel desde el explorador, que es muy sencillo:
  • Obtención de un vínculo para compartir con cualquiera. En el explorador selecciona el libro de la carpeta de OneDrive que deseas compartir y haz clic en el botón derecho del ratón. Selecciona Compartir un vínculo de OneDrive y luego envía el vínculo donde quieras. Cualquiera que tenga el vínculo podrá abrir el archivo, pero no podrá editarlo, salvo que cambies los permisos.
  • Envío por correo electrónico de un vínculo solo a algunas personas. Haz clic con el botón derecho en el libro a compartir y selecciona Más opciones de uso compartido de OneDrive > Invitar a personas y luego escribe sus direcciones de correo electrónico. Si no quieres permitir que los destinatarios editen el archivo, selecciona Los destinatarios pueden editar, seleccione Los destinatarios solo pueden ver de la lista y selecciona Compartir.
Compartir un vínculo de OneDrive
Imagen de Microsoft

El libro de Excel compartido desde este momento está disponible para ser editado por los usuarios con permisos. De modo que pueden trabajar en equipo y pueden colaborar ya que los cambios realizados en el libro Excel se sincronizan para todos los usuarios.

Servicio de OneDrive en Excel 2016


A continuación vamos a describir cómo usar Excel para trabajar con libros almacenados en OneDrive. Puedes utilizar OneDrive en Excel 2016 como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de Microsoft sin necesidad de instalar ninguna aplicación en tu ordenador o dispositivo móvil. Para acceder en tu ordenador simplemente tienes que iniciar sesión en Excel con tu usuario, entrando en Archivo/Cuenta/Iniciar sesión:
Iniciar sesión de OneDrive en Excel 2016
Imagen de Microsoft

Una vez hayas iniciado sesión, ya podrás guardar tus documentos de Excel en OneDrive, porque cada vez que vayas a guardar un documento te aparecerá una unidad OneDrive como un dispositivo más. Es decir, al hacer clic en el icono Guardar Boton Guadar desde Excel aparecerá una ventana similar a esta.

Guardar como en OneDrive de Excel
Guardar como en OneDrive de Excel. Imagen de +Fernando Camacho (ifcamacho)
Por defecto los archivos de OneDrive se sincronizan automáticamente y tendrás acceso inmediato. Además, los libros de Excel que subas desde tu ordenador podrás verlos en otro ordenador en tu cuenta de OneDrive. Incluso si estás dentro de OneDrive en otro ordenador y eliminas un archivo, este desaparece de tu pantalla de forma automática.

Veamos ahora cómo usar Excel 2013 para compartir un libro de Excel con otros usuarios:
  1. Teniendo abierto el libro de Excel en el que estás trabajando, haz clic en Archivo/Compartir.
  2. Además de tener guardado el libro en una carpeta compartida, puedes invitar a otras personas para que trabajen también con el libro. En el campo de texto debajo de Invitar a personas, escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir.
Compartir un libro de Excel desde la aplicación Excel 2013
Compartir un libro de Excel desde la aplicación Excel 2013. Imagen de +Fernando Camacho (ifcamacho)
  1. Eliges a la derecha si Puede modificar o solo Puede ver.
  2. Puedes escribir un mensaje personal para enviar con la invitación y, por último, haz clic en el botón de Compartir.

Para el caso de usar Excel 2016 para compartir un libro de Excel con otros usuarios:
  1. Cuando esté preparado para compartir el libro Excel, seleccione Compartir en la esquina superior derecha de la barra de herramientas.
Botón Compartir en la cinta de opciones de Excel 2016
Imagen de Microsoft
  1. Si aún no has guardado la hoja de cálculo en OneDrive, ahora te pedirá que lo hagas.
Aviso para guardar libro después de hacer clic en el botón Compartir de Excel 2016 para Windows
Imagen de Microsoft
Selecciona Guardar en la nube y elige una ubicación para guardar el libro.
  1. Después de guardar el libro en una ubicación compartida, puedes invitar a otros usuarios para que trabajen también en ella. En el campo de texto debajo de Invitar a personas, escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que deseas compartir.
Compartir un libro de Excel desde la aplicación Excel 2016
Imagen de Microsoft
  1. Por último, procede de igual modo a lo visto en Excel 2013.

La mejor forma de aprender cómo usar Excel es trabajando y practicando con la aplicación, como hemos visto en este post y como hacemos en nuestros cursos presenciales de Excel.

¿Necesitas aprender cómo usar Excel para realizar tu Trabajo Fin de Grado o Trabajo Fin de Máster?